- Para tratar os relatos recebidos, é necessário que o usuário esteja vinculado a um time.
- Em seguida, acesse a aba Relatos.
- Nessa tela, serão exibidos todos os relatos disponíveis para o seu time.
- Utilize o campo de pesquisa para localizar um relato específico ou aplique os filtros para refinar a visualização conforme a necessidade.
- Selecione o relato desejado para iniciar o tratamento.
Após selecionar o relato desejado, na primeira etapa, Relato, é possível visualizar e editar as principais informações do registro. Nessa etapa, caso necessário, é possível alterar a situação e a classificação do relato, caso seja identificado que a classificação atribuída pelo relator não corresponde ao conteúdo informado.
Também é possível visualizar o campo Descrição gerada pela IA, no qual a inteligência artificial apresenta um resumo do relato para facilitar a análise inicial.
Além disso, na seção Última visualização do relator, é possível consultar o histórico de acessos do denunciante ao relato, incluindo a quantidade de visualizações, bem como a data e o horário de cada acesso.
É possível adicionar uma criticidade ao relato, permitindo indicar o nível de criticidade do caso.
Também é possível utilizar o campo Anotações para registrar informações complementares durante o tratamento do relato, como evidências, anexos e questionamentos. Todo o conteúdo inserido nesse campo fica disponível para visualização pelos integrantes do time responsável pelo tratamento, funcionando como um canal de comunicação interna. Essas informações não são compartilhadas com o relator.
Ao lado, na seção Envolvidos, é possível cadastrar pessoas mencionadas no relato, indicando sua participação, como acusado, vítima, testemunha, informante ou outros. Esse registro facilita o controle interno e o acompanhamento dos envolvidos ao longo da apuração.
Na opção Time associado, é possível encaminhar um relato para outro time responsável, permitindo que a tratativa seja direcionada à equipe mais adequada.
Já na opção Links, é possível vincular relatos relacionados, permitindo que sejam tratados de forma conjunta. Atenção: após a vinculação dos relatos, essa ação não poderá ser desfeita. Portanto, antes de confirmar o processo, certifique-se de que os relatos realmente devem ser associados.
Também contamos com a opção Histórico, que permite acompanhar todas as alterações de status realizadas pelos membros dos comitês.
Além disso, temos a aba de Interação para envio e recebimento de perguntas e informações para o denunciante.
Na aba Relato, é possível visualizar, na íntegra, o formulário preenchido pelo denunciante.
Na aba Tarefas, é possível criar tarefas e direcioná-las para áreas ou pessoas que não possuem acesso às denúncias.
Esse recurso é útil quando, durante o tratamento de um relato, é necessário solicitar uma informação, documento ou ação de outra área, como RH, TI, Jurídico, entre outras, sem conceder acesso completo à denúncia.
Além disso, é possível definir quais informações do relato poderão ser acessadas pelo responsável pela tarefa, como leitura do relato, anotações e interações. Dessa forma, a área envolvida consegue visualizar apenas as informações necessárias para realizar a atividade solicitada, mantendo o controle e a confidencialidade das demais informações da denúncia.
Após a conclusão das tratativas e a realização das ações necessárias, é possível seguir para o relato para finalização.
As opções de resultado podem ser configuradas de acordo com a necessidade da organização. Caso seja necessário incluir ou ajustar as opções disponíveis, a solicitação deverá ser encaminhada ao time de CS (Customer Success) para avaliação e configuração. É possível incluir um comentário e adicionar um anexo
Nas opções de consequências, também é possível realizar configurações de acordo com as necessidades da organização. É possível adicionar uma ou mais consequências, além de incluir comentários e anexos para complementar as informações.
Se quiser, posso deixar com uma linguagem mais técnica e própria para manual da plataforma.
Ao final, será apresentada uma etapa de confirmação, na qual será disponibilizado um laudo com o resultado e as consequências definidas durante o processo.
Ao final da tela, haverá a opção de bloquear a interação com o relator. Ao utilizar essa opção, o denunciante não poderá mais interagir ou enviar novas mensagens relacionadas a esse relato. Caso seja necessário realizar uma nova interação, ele precisará abrir um novo relato.
Após concluir todas as tratativas, basta clicar em “Finalizar relato” para encerrar o processo.
