1. Qual é o nome que terá o seu Canal?
Ex.: Canal de Denúncias, Canal de Ética, ....
Para realizarmos a configuração da identidade visual, precisaremos dos logotipos e do padrão de cores da empresa.
Pedimos, preferencialmente, os seguintes materiais:
- Cor primária
- Cor secundária
- Logo para fundo claro
- Logo para fundo escuro
Além desse exemplo, é bastante comum que nossos clientes nos encaminhem o Brandbook ou o Manual de Identidade Visual da Marca. Esses materiais costumam apresentar as informações de forma mais detalhada e estruturada, facilitando a compreensão e a aplicação da identidade visual.
Vale ressaltar que o envio desses materiais não é obrigatório. Tanto este exemplo quanto o modelo apresentado anteriormente são perfeitamente adequados para utilizarmos como referência.
3. Administrador
Informe o e-mail de pelo menos um administrador do canal de denúncias para que nossa equipe de Customer Success possa realizar as configurações e os alinhamentos necessários.
4. Texto da página principal
Esta será a primeira página visualizada pelas pessoas que acessarem o canal de denúncias para realizar um relato. Por isso, recomendamos que o texto apresente, de forma clara e objetiva, o que é o canal de denúncias, como ele funciona e qual é a sua importância para a empresa.
Também recomendamos incluir alguns exemplos de situações e condutas que a empresa incentiva seus colaboradores a relatarem, como: infrações legais ou normativas, fraudes, desvios, assédio moral ou sexual, furtos, corrupção, suborno, conflitos de interesses, incidentes relacionados à segurança da informação, falsidade ideológica, exercício ilegal da profissão, entre outras situações que estejam relacionadas à realidade da organização.
Por fim, é importante apresentar, de forma resumida, como funciona o processo de apuração das denúncias na empresa e informar ao denunciante que ele poderá acompanhar o andamento do relato por meio deste portal.
O acompanhamento poderá ser realizado de forma anônima ou identificada. Embora as diferenças entre essas modalidades sejam detalhadas nos nossos Termos de Uso, recomendamos incluir uma breve explicação sobre elas também nesta página inicial, facilitando o entendimento e a escolha do denunciante no momento do registro e acompanhamento da denúncia.
5. Texto Exemplo da Página Principal
Veja abaixo um texto exemplo da página principal do canal de denúncias.
O Canal de Denúncias é um canal exclusivo para o recebimento de relatos relacionados a fraudes, corrupção, desvios, assédio, condutas inadequadas ou quaisquer outros atos ilícitos e irregularidades que estejam em desacordo com o Código de Ética e Conduta da (EMPRESA) ou que possam causar prejuízos à empresa, aos seus colaboradores ou à sua reputação.
O Canal garante o sigilo e a confidencialidade das informações fornecidas, e as denúncias serão tratadas de forma imparcial, ética e transparente pela área de Compliance da (EMPRESA), respeitando as diretrizes e procedimentos internos aplicáveis.
Ao realizar um relato, você poderá escolher a modalidade que considerar mais adequada, conforme as opções abaixo:
Identificado: você se identifica e fornece seus dados de contato. O acompanhamento do relato poderá ser realizado pelo portal, e você poderá receber notificações sobre a atualização do status por e-mail ou SMS.
Anônimo: você opta por não se identificar. Nesse caso, poderá escolher entre duas formas de acompanhamento:
Sem acompanhamento: nenhum dado de contato será solicitado. O acompanhamento do relato deverá ser realizado exclusivamente pelo portal, por meio das informações disponibilizadas para essa finalidade.
Com acompanhamento: você poderá informar um e-mail e/ou telefone para receber notificações por e-mail ou SMS. O acompanhamento também poderá ser realizado pelo portal. Os dados de contato fornecidos não serão disponibilizados à (EMPRESA) e permanecerão registrados exclusivamente na plataforma clickCompliance, preservando o anonimato do denunciante.
6. Formulário das Denúncias
Para a configuração do Canal de Denúncias, será necessário definir o formulário que será apresentado ao denunciante no momento do registro do relato, incluindo as perguntas que deverão compor a denúncia e quais delas serão de preenchimento obrigatório.
A (EMPRESA) deverá nos encaminhar o modelo de formulário que deseja utilizar. Caso necessário, poderá utilizar o formulário padrão disponibilizado pelo clickCompliance como referência para sua elaboração:
https://demo.clickcompliance.com/pt-br/reporting-channel/form?anonymous=true
7. Status das Denúncias
Confirmar se os status serão os padrões: "Aberto", "Em avaliação" ou terá mais algum.
8. Mensagem automática
É possível configurar mensagens automáticas para a abertura e a finalização do relato. Caso tenham interesse, pedimos que nos informem para que possamos configurar as mensagens desejadas.
9. Tarefas
Confirmar se as classificações das tarefas padrões serão: Apuração, Plano de Ação e Recomendação, ou se haverá necessidade de incluir outras classificações.
Confirmar se serão os resultados padrões: “Improcedente”, “Inconclusivo” e “Procedente” ou mais algum.
11. Consequências das Denúncias
Se serão as consequências padrões: “Advertência Oral”, “Advertência por escrito”, “Demissão sem justa causa”, “Demissão com justa causa”, “O denunciador é terceiro” e “Nenhuma medida foi aplicada” ou terá mais alguma.
12. Versão Inglês e Espanhol
Se for usar a versão inglês ou espanhol do canal nos passar o formulário traduzido na língua a ser usada.